Apakah yang Dimaksud dengan Dokumen? Arti dan Fungsinya dalam Kehidupan

Ilustrasi apakah yang dimaksud dengan dokumen - Sumber: unsplash.com/@wesleyphotography

Apakah yang dimaksud dengan dokumen? Dalam kehidupan, dokumen menyimpan peran dan fungsi penting dalam berbagai aktivitas, mulai dari urusan administrasi, bisnis, hingga dunia pendidikan.

Dokumen bukan sekadar selembar kertas berisi tulisan. Ini adalah bukti autentik yang merekam informasi, transaksi, maupun kesepakatan.

Mengenal Apakah yang Dimaksud dengan Dokumen

Ilustrasi Pembuangan dokumen secara bijak jika sudah tidak diperlukan - Sumber: unsplash.com/@bk71

Istilah dokumen pastinya sudah sangat akrab didengar. Baik dalam konteks pekerjaan, pendidikan, bisnis, pemerintahan, hingga aktivitas pribadi, dokumen merupakan bagian penting yang tidak bisa diabaikan.

Apakah yang dimaksud dengan dokumen? Dokumen adalah segala bentuk informasi yang ditulis, dicetak, atau direkam dalam berbagai media, yang dapat digunakan sebagai bukti, arsip, referensi, atau alat komunikasi.

Dokumen bisa berupa tulisan tangan, hasil cetakan komputer, salinan elektronik, gambar, rekaman suara, hingga video. Dalam pengertian yang lebih formal, dokumen diartikan sebagai rekaman informasi yang memiliki nilai penting dan disusun secara sistematis untuk kepentingan tertentu.

Di era digital, dokumen bisa berbentuk fisik dan digital. Penggunaan dokumen elektronik makin meluas karena lebih praktis, mudah diakses, dan dapat disimpan dalam jumlah besar tanpa memakan ruang fisik.

Berbagai Fungsi Dokumen

Ilustrasi apakah yang dimaksud dengan dokumen - Sumber: unsplash.com/@golfarisa

Dokumen memiliki berbagai fungsi penting tergantung pada konteks penggunaannya. Beberapa fungsi umum dokumen antara lain:

1. Sebagai bukti hukum. Contohnya adalah akta kelahiran, surat perjanjian, atau sertifikat tanah yang digunakan untuk keperluan hukum.

2. Sebagai alat komunikasi. Surat resmi, laporan kegiatan, dan email merupakan contoh dokumen yang digunakan untuk menyampaikan informasi.

3. Sebagai arsip atau catatan. Dokumen digunakan untuk menyimpan data dan informasi agar bisa diakses kembali di masa depan.

4. Sebagai referensi atau panduan. Buku panduan, manual kerja, dan SOP (Standard Operating Procedure) termasuk dokumen yang digunakan untuk membantu proses kerja atau pelaksanaan suatu kegiatan.

Menurut buku Dasar-Dasar Organisasi Informasi: Teori dan Praktik Pengorganisasian Dokumen Perpustakaan dan Informasi, Rhoni Rodin, (2021), agar dokumen dapat berfungsi maksimal dan mudah diakses ketika dibutuhkan, diperlukan sistem pengelolaan dokumen yang baik.

Mulai dari penyimpanan yang rapi dan aman, klasifikasi berdasarkan kategori atau urgensi, hingga pembuangan dokumen secara bijak jika sudah tidak diperlukan.

Baca Juga: Contoh Soal Memproses Dokumen Sesuai dengan Prosedur untuk Tertib Administrasi

Apakah yang dimaksud dengan dokumen? Dokumen adalah wadah data atau informasi yang dapat berbentuk fisik atau digital dan memiliki nilai guna tertentu, baik sebagai alat komunikasi, bukti, arsip, maupun referensi. (DNR)